Visselblåsningspolicy

Vi på Nova Psykiatri, 559361833, (”Företaget”) har som ambition att ha högsta möjliga standard för öppenhet och ärlighet. Syftet med denna visselblåsningspolicy är att underlätta för våra anställda och parter som handlar med företaget att rapportera misstänkta oegentligheter i företagets arbete. Vi vill informera dig som en visselblåsare om hur vi stöder dig så att du på ett säkert sätt kan skapa och skicka in en visselblåsarrapport (”Visselblåsarrapport”) och vet vem du ska kontakta.

Policyn beskriver vidare hur vi säkerställer att vi stöder dig på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med lagen, inklusive EU-direktivet (2019/1937) om skydd av personer som rapporterar brott mot unionsrätten (”EU:s visselblåsardirektiv”). Slutligen beskriver policyn också vilka rättigheter du har och hur du kan utöva dem.

Om du har några frågor om den här visselblåsningspolicyn och/eller hur du lämnar in en visselblåsarrapport kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Här kan du göra en rapport.

1.Vem kan vara en visselblåsare?

1.1 Du som visselblåsare kan vara en anställd eller en person som har egenföretagarstatus, aktieägare eller en person som tillhör företagets administrations-, lednings- eller tillsynsorgan, samt en volontär. Du som visselblåsare kan också vara vilken person som helst som arbetar under överinseende och ledning av entreprenörer, underleverantörer och leverantörer till oss.

1.2 Observera att du fortfarande kan vara en visselblåsare även om vårt arbetsbaserade förhållande har upphört eller om det ännu inte har börjat

2. Vem är ansvarig för visselblåsrapporten?

2.1 Företaget är ansvarigt om du gör en visselblåsarrapport enligt denna policy. Därmed har vi ett ansvar att skydda dig, vilket inkluderar att inte avslöja din identitet för någon utöver de auktoriserade personer som tar emot din visselblåsarrapport (såvida du inte uttryckligen godkänner eller att vi är skyldiga att avslöja din identitet enligt lag) och se till att din anmälan inte leder till konsekvenser.

2.2 Observera dock att du också har ett ansvar i denna visselblåsarpolicy. Vi förväntar oss att du endast rapporterar information och personuppgifter som är relevanta för hanteringen av din visselblåsarrapport. Vi ber dig också att inte rapportera personliga arbetsrelaterade klagomål, till exempel konflikter mellan dig och andra anställda eller ett beslut som rör din anställning eller engagemang. Personliga arbetsrelaterade klagomål bör tas upp med HR och/eller din chef.

3.Vad kan man rapportera i en visselblåsarapport?

3.1 Du är välkommen att lämna en visselblåsarrapport om du fått informationen medan du är i ett arbetsbaserat förhållande till oss. Du bör ha rimliga skäl att tro att det rör sig om felaktiga eller faktiska överträdelser av tillämpliga regler eller förordningar i förhållande till oss.

3.2 I visselblåsarlagen anger man särskilt vikten av att rapportera på följande områden:

- Offentlig upphandling

- Finansiella tjänster, produkter och marknader samt förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism

- Produktsäkerhet och efterlevnad

- Transportsäkerhet

- Miljöskydd

- Strålskydd och kärnsäkerhet

- Livsmedels- och fodersäkerhet, djurs hälsa och välfärd

- Folkhälsa

- Konsumentskydd

- Skydd av integritet och personuppgifter

Vi uppmuntrar dig starkt att lämna en visselblåsarrapport inom dessa områden.

3.3 Observera: Det är viktigt att du, med beaktande av omständigheterna och den information som är tillgänglig för dig vid tidpunkten för inlämnande av en visselblåsarrapport, tror att innehållet i rapporten är sant.

4. Var kan du lämna en visselblåsarrapport?

4.1 Vi gör det möjligt för dig att lämna in en visselblåsarrapport skriftligt eller muntligt, eller båda.

4.2 Skriftlig rapportering är möjlig via vårt externa visselblåsarsystem Whistlelink. Produkten hanteras av den externa parten Whistleblowing Solutions AB och är tillgänglig 24 timmar om dygnet. Skicka en visselblåsarrapport i Whistlelink här: https://novapsykiatri.whistlelink.com/

4.3 Vi bekräftar mottagandet av din visselblåsarrapport inom sju dagar. Rapporten tas emot av vårt externa samarbetsbolag Starck & Partner, som återkopplar till dig när de mottagit ärendet. Därefter hanteras rapporten internt av HR-chef och CFO, som ansvarar för den fortsatta uppföljningen och vid behov kan komma att begära kompletterande information från dig. Senast tre månader från bekräftelsen kommer du att få feedback via systemet.

4.4 I samband med att en visselblåsarrapport lämnas in vill vi också informera dig om att du kan välja att rapportera anonymt. Detta påverkar inte dina rättigheter och ditt skydd enligt den svenska visselblåsarlagen. En fullständig anonymitet kan dock göra det svårare för oss att undersöka problemet eller vidta de åtgärder som vi skulle vilja vidta.

4.5 Slutligen vill vi också klargöra att om intern rapportering inte är lämplig är det möjligt att lämna en visselblåsarrapport externt till behöriga myndigheter och i relevanta fall till institutioner, organ, kontor eller byråer för EU. Kontaktinformation till externa rapportkanaler hittar du här: www.whistlelink.com/external-reporting-whistleblowing/

5. Personuppgifter

5.1 Vårt mål är att alltid skydda de personuppgifter vi behandlar efter bästa förmåga. Detta innebär att vi alltid åtar oss att skydda din integritet och att följa gällande personuppgiftslagstiftning, inklusive men inte begränsat till General Data Protection Regulation (GDPR).

5.2 När du lämnar en visselblåsarrapport kommer vi att behandla personuppgifterna i den för att uppfylla våra juridiska skyldigheter enligt bland annat Visselblåsarlagen. Vänligen se mer information om hur vi behandlar personuppgifter som finns i en visselblåsarrapport i vår sekretesspolicy här: https://www.whistlelink.com/privacy-notice/

6. Vilka är dina rättigheter?

6.1 Vi har tagit på oss att genomföra och upprätthålla nödvändiga och rimliga åtgärder för att förbjuda alla former av repressalier mot dig på grund av att du lämnar in en visselblåsarrapport, inklusive hot om och försök till hämndaktioner.

6.2 Som ytterligare exempel innebär förbud mot repressalier på grund av att en visselblåsarrapport lämnas, till exempel förbud mot:

- Avstängning, permittering, avskedande eller motsvarande åtgärder

- Degradering eller avslag på kampanj

- Överföring av arbetsuppgifter, byte av arbetsplats, minskning av löner, förändring av arbetstid

- Avbrytande av utbildning

- En negativ prestationsbedömning eller anställningshänvisning

- Ålägga eller administrera disciplinära åtgärder, tillrättavisning eller andra påföljder, inklusive ett ekonomiskt straff

- Tvång, hot, trakasserier eller utstötning

- Diskriminering, ofördelaktig eller orättvis behandling

- Underlåtenhet att omvandla ett tillfälligt anställningsavtal till en tillsvidareanställning, där du hade berättigade förväntningar på att du skulle erbjudas tillsvidareanställning

- Underlåtenhet att förnya eller för tidigt säga upp ett tillfälligt anställningsavtal

- Skada, inklusive ditt rykte, särskilt i sociala medier, eller ekonomisk förlust, inklusive förlust av företag och inkomstbortfall

- Svartlista på grundval av en sektor eller ett branschövergripande informellt eller formellt avtal, som kan innebära att du inte i framtiden kommer att få anställning inom en sådan sektor eller bransch

- Tidig uppsägning eller hävning av ett kontrakt för varor eller tjänster

- Upphävande av en licens eller ett tillstånd

- Psykiatriska eller medicinska remisser

6.3 Observera: Förutom informationen i denna visselblåsarpolicy tillhandahåller behörig myndighet omfattande och oberoende information och råd om förfaranden och åtgärder som finns tillgängliga, samt om skydd mot repressalier och vilka rättigheter du har. Dessa är lättillgängliga och kostnadsfria. Kontaktinformation hittar du här: www.whistlelink.com/external-reporting-whistleblowing/

7. Hur kontaktar du oss?

Om du har några frågor om den här visselblåsarpolicyn och/eller hur du lämnar in en visselblåsarrapport, vänligen kontakta oss via följande kontaktinformation:

7.1 Företagets kontaktuppgifter

HR@novapsykiatri.se

Notera att alla i HR-teamet har tillgång till ovan mail. Vill man hellre skicka separat till någon i HR-teamet så går det jättebra.

7.2 Whistleblowing Solution AB: s kontaktinformation

support@whistlelink.com

WHISTLEBLOWING POLICY

We at Nova Psykiatri, 559361833, (“Company”) are committed to the highest possible standards of transparency, honesty and accountability. With the aim to ease and facilitate for our employees, and relevant third parties who deal with the Company, to come forward and voice all serious concerns about certain aspects of the Company’s work, this Whistleblowing policy inform you as a whistleblower about how we support you so that you can safely express your concerns, know who to contact and know how to make a whistleblowing report (“Whistleblowing report”).

The policy furthermore describes how we ensure that the support we give you is in a responsible manner and in accordance with the law, including the Directive (EU) 2019/1937 on the protection of persons who report breaches of Union law (the “Whistleblowing Directive”). Finally, the policy also describes what rights you have and how you can exercise them.

If you have any questions about this Whistleblowing policy and/or how to file a Whistleblowing report, you can contact us via the contact details given below.

1. Who can be a whistleblower?

1.1 You as a whistleblower can be an employee to us or a person having self-employed status, shareholder or person belonging to the administrative, management or supervisory body of an undertaking, as well as a volunteer and paid or unpaid trainee. You as a whistleblower can also be any person working under the supervision and direction of contractors, subcontractors and suppliers to us.

1.2 Please note that you may still be a whistleblower even though our work-based relationship has ended or if it is yet to begin.

2. Who is responsible for the Whistleblowing report?

2.1 The Company is responsible if you make a Whistleblowing report pursuant to this policy. As such, we have a responsibility to protect you, including not disclosing your identity to anyone beyond the authorised persons that receive your Whistleblowing report (unless you explicitly consent or we are required to disclose you pursuant to law) and making sure you are not subject to retaliation.

2.2 However, please note that you also have a responsibility in this Whistleblowing policy. We expect you to only report information and personal data that is relevant for the handling of a specific Whistleblowing report. We also ask you to not report personal work-related grievances, such as interpersonal conflicts between you and other employees or a decision relating to your employment or engagement. Personal work-related grievances should be raised with HR and/or your manager.

3. What can be can be reported in a Whistleblowing report?

3.1 If you acquire information in a work-based relationship with us and have reasonable grounds to believe that there is, in relation to us, misconduct or actual breaches of applicable rules or regulations you are welcome to file a Whistleblowing report on that matter.

3.2 The Whistleblowing Directive particularly specifies the importance of reporting in the following areas: (i) public procurement; (ii) financial services, products and markets, and prevention of money laundering and terrorist financing; (iii) product safety and compliance; (iv) transport safety; (v) protection of the environment; (vi) radiation protection and nuclear safety; (vii) food and feed safety, animal health and welfare; (viii) public health (ix); consumer protection; or (x) protection of privacy and personal data, we strongly encourage you to file a Whistleblowing report on that matter.

3.3 Please note that reasonable grounds to believe means that, in light of the circumstances and the information available to you at the time of filing a Whistleblowing report, you believe that the reported matter is true.

4. Where can you file a Whistleblowing report?

4.1 We enable you to file a Whistleblowing report in writing or orally, or both.

4.2 Written reporting is possible via our external whistleblowing system Whistlelink. The product is managed by the external party Whistleblowing Solutions AB and is available 24 hours a day. Please file a Whistleblowing report in Whistlelink here: https://novapsykiatri.whistlelink.com/

4.3 We will acknowledge the receipt of your Whistleblowing report within seven days. The report is received by our external partner Starck & Partner, who will confirm receipt to you. The report is then handled internally by the HR Manager and CFO, who are responsible for the continued follow-up and may, where necessary, request additional information from you. You will receive feedback via the system no later than three months from the acknowledgment of receipt.

4.4 In connection to filing a Whistleblowing report, we would also like to inform you that you can choose to file your Whistleblowing report anonymously. This does not affect your rights and protection in the EU Whistleblowing Directive. However, a complete anonymity may make it more difficult for us to investigate the issue or take the action we would like to take.

4.5 Finally, we would also like to clarify that, if you have difficulties or if internal reporting would not be appropriate, it is possible to file a Whistleblowing report externally to competent authorities and, where relevant, to institutions, bodies, offices or agencies of the EU. Contact information can be found here: www.whistlelink.com/external-reporting-whistleblowing/

5. Personal data

5.1 Our goal is to always protect the personal data we process to the best of our ability. This means that we always undertake to safeguard the privacy of you and to comply with applicable personal data legislation, including but not limited to the General Data Protection Regulation (GDPR).

5.2 When you file a Whistleblowing report, we will process the personal data contained therein in order to fulfil our legal obligations according to, among other things, the Whistleblowing Directive. Please find more information about how we process personal data contained in a Whistleblowing report in our privacy policy here. https://www.whistlelink.com/privacy-notice/

6. What are your rights?

6.1 We are committed to implement and maintain necessary and adequate measures in order to prohibit any form of retaliation against you by reason of filing a Whistleblowing report, including threats of retaliation and attempts of retaliation.

6.2 To exemplify further, prohibition against retaliation by reason of filing a Whistleblowing report means, for instance, prohibition against (a) suspension, lay-off, dismissal or equivalent measures; (b) demotion or withholding of promotion; (c) transfer of duties, change of location of place of work, reduction in wages, change in working hours; (d) withholding of training; (e) a negative performance assessment or employment reference; (f) imposition or administering of any disciplinary measure, reprimand or other penalty, including a financial penalty; (g) coercion, intimidation, harassment or ostracism; (h) discrimination, disadvantageous or unfair treatment; (i) failure to convert a temporary employment contract into a permanent one, where you had legitimate expectations that you would be offered permanent employment; (j) failure to renew, or early termination of, a temporary employment contract; (k) harm, including to your reputation, particularly in social media, or financial loss, including loss of business and loss of income; (l) blacklisting on the basis of a sector or industry-wide informal or formal agreement, which may entail that you will not, in the future, find employment in such sector or industry; (m) early termination or cancellation of a contract for goods or services; (n) cancellation of a licence or permit; or (o) psychiatric or medical referrals.

6.3 Please note that, in addition to the information provided in this Whistleblowing policy, competent authority provide comprehensive and independent information and advice, which is easily accessible and free of charge, on procedures and remedies available, as well as the protection against retaliation, and on the rights you have. Contact information can be found here: www.whistlelink.com/external-reporting-whistleblowing/

7. How do you contact us?

If you have any questions about this Whistleblowing policy and/or how to file a Whistleblowing report, please contact us via the following contact information:

7.1 Company’s contact information